Funciones Esenciales de la Secretaría General

Además de las atribuciones generales establecidas para las Secretarías de Despacho en el Estatuto
Básico de la Administración Departamental, la Secretaría General tendrá las siguientes funciones esenciales:
 

1. Dirigir y llevar a cabo todos los procedimientos conducentes a la identificación de necesidades, determinación de las especificaciones técnicas de los requerimientos, distribución y mantenimiento de elementos y equipos de oficina, parque automotor y demás bienes y servicios indispensables para garantizar el efectivo y oportuno funcionamiento de todas las dependencias del sector central de la Administración Departamental y el logro de las metas trazadas en el Plan Departamental de Desarrollo.
2. Administrar el Programade Gestión Documentalde las entidades del sector central implementando mecanismos de organización, conservación, recuperación control y acceso a los documentos públicos.
3. Asesorar a las instancias archivísticas, entidades descentralizadas y municipios en el desarrollo de la política archivística y en el cumplimiento de sus funciones de acuerdo a sus competencias.
4. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del Departamento, para garantizar la eficacia de la gestión archivística, la conservación del patrimonio documental de Cundinamarca, así como coordinar y dirigir el Sistema Departamental de Archivos.
5. Definir los mecanismos que permitan la estructuración, administración y funcionamiento del Archivo General para garantizar la conservación, incremento, recuperación y consulta del patrimonio documental del Departamento de acuerdo con las normas vigentes que lo rigen.
6. Administrar el Archivo Central, implementando estrategias y mecanismos de actualización, conservación, recuperación y vigilancia, orientadas a facilitar el acceso de los ciudadanos, a la documentación del Sector Central del Departamento y definir las pautas para la entrega y manejo de la documentación existente y la que se le transfiera.
7. Dirigir la edición de la Gaceta de Cundinamarca, para la publicación de los actos administrativos y documentos que expida la administración pública departamental y aquellos que legal y reglamentariamente deban publicarse.
8. Administrar la memoria bibliográfica del Departamento mediante estrategias de selección recuperación, organización y puesta al servicio de los usuarios.
9. Administrar y mantener actualizado el inventario de bienes de propiedad del Departamento, garantizando que los mismos se encuentren debidamente asegurados y al día en el pago de los impuestos y servicios públicos que ellos ocasionen.
10. Implementar un sistema de servicio al ciudadano que permita brindar informaci ágil, oportuna y transparente a los usuarios internos y externos que lo requieran.
11.  Asegurar el cumplimiento de las normas relativas al desarrollo del sistema de atención al ciudadano, así como de quejas y reclamos en la Administración Departamental.

Funciones Generales del Despacho del Secretario General. Son funciones generales del Despacho del Secretario General, las siguientes:

1. Formular la política y los planes de acción inherentes a la Secretaría, y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en las materias de su competencia.
2. Dirigir y coordinar las funciones generales propias de una Secretaría de Despacho de acuerdo con el Estatuto Básico de la Administración del Departamento de Cundinamarca y los objetivos y funciones esenciales específicas de la Secretaría General.
3. Ejercer bajo la orientación del Gobernador del Departamento, como principal responsable técnico y administrativo de la organización en la atención al ciudadano, así como en la formulación, adopción, ejecución y control de las políticas, planes generales, programas y proyectos que garanticen el apoyo logístico, técnico y administrativo para la prestación de los servicios y el logro de los objetivos de las
   dependencias que integran el Sector Central de la Administración Departamental.
4. Diseñar y aplicar políticas a efectos de implementar la racionalización y supresión de trámites en las dependencias y entidades de la Administración Departamental.

Funciones de la Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica:

1. Asesorar y apoyar en materia jurídica a las dependencias de la Secretaría General.
2. Asesorar y revisar jurídicamente los proyectos de ordenanza, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General.
3. Hacer seguimiento y formular observaciones, cuando haya lugar a cualquier normativa relacionada con temas competencia de la Secretaría General.
4. Establecer, desarrollar, evaluar y aplicar pautas y directrices para el desarrollo normativo que le corresponde a la Secretaría.
5. Emitir conceptos en coordinación con la Secretaría Jurídica, absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General.
6. Requerir a los supervisores de los contratos cuando las circunstancias lo ameriten, para que procedan a la liquidación de los contratos y/o convenios que sean del resorte de la Secretaria General.
7. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos a los actos administrativos proferidos por el Secretario General.
8. Atender las diligencias administrativas que le asigne o delegue el Secretario​ General.
9. Adelantar las investigaciones estudios y análisis jurídicos sobre temas propios de la Secretaría, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso.
10. Coordinar las actividades derivadas de la representación legal y administrativa que se le asigne a los respectivos abogados de la dependencia, con la Secretaría Jurídica del Departamentoy de acuerdo a los lineamientos generales que se dicten.
11. Atender, dentro de los términos las actuaciones administrativas, acciones de tutela, acciones de cumplimiento y las solicitudes de conciliación de competencia de la Secretaría.
12. Realizar las acciones necesarias para brindar asistencia técnica, legal, y suministro de pruebas de forma oportuna para la defensa de los intereses de la entidad y la Secretaría General.
13. Coordinar la consolidación de la información de los procesos contractuales adelantadas por la Secretaría General y que deba ser reportada a los diferentes órganos de control.
14. Formular propuestas de desarrollo del marco jurídico departamental, sobre materias de competencia de la Secretaría General.
15. Asesorar, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en la celebración y ejecución de los contratos a cargo de la Secretaría General.
16. Preparar los documentos e informes que le sean solicitados por el Secretario General.
17. Dirigir y coordinar la elaboración y revisión de los proyectos de actos jurídicos que le corresponda suscribir al Secretario.
18. Promover al interior de la Secretaría General, la implementación y el uso de la plataforma del Sistema Electrónico de Compras Públicas - SECOP.
19. Colaborar con las demás dependencias de la Secretaría General en los asuntos jurídicos que requieran su intervención.

Funciones de la Dirección de Servicios Administrativos. Son funciones de la Dirección de Servicios Administrativos:

1. Coordinar y controlar la ejecución y gestión de los programas, proyectos y procedimientos administrativos y financieros de la Secretaría.
2. Orientar la elaboración del plan anual de adquisiciones, y orientar a las dependencias en su estructuración para garantizar la oportunidad en la entrega de los mismos y propender por una adecuada programación del gasto.
3. Proveer a todas las dependencias del sector Central de la Administración Departamental, los servicios administrativos que requieran para su funcionamiento.
4. Proyectar, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de presupuesto de gastos generales de la administración central, articular su ejecución en lo pertinente y proponer sus modificaciones.
5. Proyectar, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el programa anual de caja de los gastos generales del presupuesto y efectuar el seguimiento de su ejecución.
6. Coordinar la edición de la gaceta"departamental para la publicación de los actos administrativos y documentos que genere la Administración Departamental y aquellos que legal y reglamentariamente deban publicarse.
7. Efectuar el pago de los servicios públicos y de los impuestos a que esté obligado el Departamento.
8.  Realizar el mantenimiento y conservación de los bienes al servicio de la Administración Central.
9.  Administrar el parque automotor de la entidad al servicio de las dependencias de la Administración Central.
10. Organizar y controlar la prestación de los servicios de vigilancia, aseo y mantenimiento en las dependencias de la Administración Central.
11. Coordinar las actividades de los conductores a su cargo y designar la prestación según los requerimientos de las dependencias y necesidades del servicio.

Funciones de la Dirección de Atención al Ciudadano Son funciones de la Dirección de Atención al Ciudadano:

1. Asistir al Secretario General, en la formulación de las políticas, planes y programas de atención y prestación de los servicios al ciudadano y de acercamiento del sector central de la Administración Departamental al ciudadano.
2. Promover la implementación y desarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación de servicios al ciudadano, en coordinación con la Secretaria de las TIC.
3. Orientar y supervisar el funcionamiento del Centro Integrado de Atención al Ciudadano y de los Puntos de Orientación e Información de la Gobernación, así como de los medios de atención virtual y telefónica que se adopten para la prestación de los diferentes servicios al ciudadano.
4. Definir estándares de calidad y oportunidad para el respectivo proceso y promover la incorporación del uso de recursos informáticos en la prestación de estos servicios y generar una cultura de servicio.
5. Administrar, orientar y supervisar el funcionamiento del sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones, para garantizar un control eficaz de las respuestas ofrecidas por las entidades a los ciudadanos y propiciar las mejoras pertinentes en los procesos tendientes a la toma de decisiones.
6. Planificar y ejecutar procesos integrales de entrenamiento y actualización dirigidos a los servidores públicos del sector central del Departamento encargados del servicio al ciudadano, conjuntamente con la Dirección de Desarrollo Humano.
7. Desarrollar e implantar el modelo de seguimiento y control que garantice las mediciones permanentes de la calidad y oportunidad de los servicios en los diferentes canales de servicio al ciudadano.
8. Promover el funcionamiento del Comité de Atención al Ciudadano.
9. Establecer y realizar seguimiento a los lineamientos para la gestión de los trámites y otros procedimientos administrativos de cara a los usuarios, a través de los canales de atención establecidos, de acuerdo con la normatividad vigente, consolidando informes estadísticos.
10. Interactuar con la Secretaría TIC para brindar acompañamiento y seguimiento a los Administradores de Trámites de las entidades del Sector Central de la Gobernación con el fin de coadyuvar, en concordancia con el DAFP, a la optimización, simplificación y estandarización o supresión de los trámites y otros procedimientos administrativo - OPAS.
11. Planificar y orientar la ejecución de las mediciones de la satisfacción de los usuarios del sector central de la administración departamental, y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento de las diferentes entidades.
12. Presentar los informes requeridos por el superior inmediato, los organismos de control y las demás dependencias autorizadas, sobre la gestión realizada por la dependencia.
13. Dirigir y Coordinar la ejecución de las actividades necesarias para la organización, conservación, consulta, custodia y transferencia documental del archivo de gestión de conformidad con las tablas de retención documental y el procedimiento establecido.
14. Utilizar y Asegurar el uso de sistema de gestión documental electrónico implementado en el sector central, para el manejo documental en su producción, recepción, vinculación al trámite de acuerdo a su competencia.
15. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para la desconcentración de la oferta institucional en el departamento.
16. Construir y administrar la gestión de la relación con el cliente de la Entidad, acatando
    la normatividad legal vigente.

Funciones de la Dirección Gestión Documental. Son funciones de la Dirección de la Dirección de Gestión Documental:

1. Formular estrategias y actividades encaminadas a la planificación de los objetivos y metas establecidos para su cumplimiento en el Plan Departamental de Desarrollo.
2. Dirigir la gestión documental a partir de los instrumentos archivísticos definidos por el archivo de la nación, con el fin de garantizar la conservación y acceso a lainformación publica.
3. Coordinar la implementación y mantenimiento del Programa de Gestión Documental en las dependencias del sector central, de conformidad con las normas nacionales vigentes, con el fin de garantizar la conservación y el acceso a la información pública institucional.
4. Publicar en la página web de la Gobernación, los elementos de la función archivística que para tal efecto se definan la normatividad legal vigente.
5. Coordinar la construcción e implementación de los procedimientos del proceso de Gestión Documental en el sector central.
6. Definir los requerimientos y el diseño del Sistema de Gestión Documental del sector central, en coordinación con la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para su implementación, de conformidad con lo establecido en el Programa de Gestión Documental de la Gobernación.
7. Definir, planificar y coordinar con la Secretaría TIC los requerimientos y el diseño para la gestión de documentos electrónicos de archivo del sector central, garantizando autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación a largo plazo, para su implementación de conformidad con lo establecido en el Programa de Gestión Documental de la Gobernación.
8. Administrar el Archivo General del Departamento y el Archivo Central de acuerdo con la normatividad vigente.
9. Coordinar las actividades administrativas y técnicas del Consejo Departamental de Archivos y participar en los Comités en los que tenga delegación de acuerdo con la competencia del cargo.
10. Propender por el buen funcionamiento del Comité Interno de Archivo, cuya función es asesorar a la alta dirección de la Gobernación - Sector Central, en materia archivística y gestión documental, definir las políticas, programas de trabajo y planes relativos a la función archivística institucional.
11. Fijar parámetros y adoptar procedimientos que garanticen el servicio de biblioteca en la administración central del Departamento.
12. Presentar los informes requeridos por el superior inmediato, los organismos de control y las demás dependencias autorizadas, sobre la gestión realizada por la dependencia.
13. Dirigir y coordinar la ejecución de las actividades necesarias para la organización, conservación, consulta, custodia y transferencia documental de los archivos de gestión del sector central de la Gobernación, de conformidad con las tablas de retención documental y los procedimientos establecidos.
14. Utilizar y asegurar el uso de sistema de gestión documental electrónico implementado en el sector central, para el manejo documental en su producción, recepción, vinculación al trámite de acuerdo a su competencia
15. Formular, implementar y administrar el Programa de Gestión Documental de las dependencias del sector central para la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Gobernación, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización, conservación y el mejoramiento de la prestación de servicios de información y documentación

Funciones de la Dirección de Bienes e Inventarios. Son funciones de la Dirección de Bienes e Inventarios:

1. Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento, conforme a la normatividad vigente y a los procedimientos de la entidad.
2. Recopilar, organizar, inventariar y custodiar, los títulos de tradición y propiedad de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento y los demás documentos que contengan derechos sobre los cuales éste sea titular o de aquellos que sin ser de su propiedad, ostente la calidad de poseedor y/o tenedor.
3. Realizar trámites necesarios para la adquisición de los bienes inmuebles que requieran las dependencias del sector central de Departamento.
4. Responder por el aseguramiento y manejo integral de las pólizas que protejan los bienes e intereses patrimoniales de la entidad.
5. Administrar el almacén general del Departamento, para atender las necesidades de las dependencias del sector central de Departamento, con observancia de los procesos de la entidad.
6. Actualizar y valorar los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento y de aquellos puestos a su servicio y garantizar la formalización de la propiedad.
7. Coordinar las reuniones del Comité de Bajas e Inventarios para tomar las acciones sobre la destinación final de los bienes muebles del Departamento.
8. Establecer los lineamientos y parámetros necesarios para administrar los bienes del Departamento incluida su custodia y aseguramiento.

Nota: A partir del DECRETO ORDENANZAL N° 0265 DE 16 de Septiembre 2016

Capítulo II

"Por el cual se establece la estructura de la administración pública departamental, se define la organización interna y las funciones de las dependencias

del sector central de la Administración pública de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones"

Fecha de última actualización: 26 de Abril 2017