La eliminación es un procedimiento que hace parte del proceso de Gestión Documental, el cual consiste en la identificación de series documentales que han cumplido con su ciclo vital según la Tabla de Retención Documental (TRD). Estas series tienen una disposición final de eliminación, ya que han perdido sus valores primarios (Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.) y no cuentan con valores secundarios (Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente en un archivo. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.) Este informe tiene como objetivo dar a conocer los pasos que se implementarán para eliminar series documentales, basándose en la normatividad vigente.
El Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General De La Nación “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones. Artículo 4.5.4. La eliminación de documentos de archivo en soportes físicos o formatos electrónicos debe ser establecida en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, campo disposición final – eliminación (E). La decisión de eliminación debe estar ampliamente sustentada conforme al proceso de valoración documental. Dicha eliminación debe ser aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces.
