ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA: Conjunto de decisiones y operaciones que emanan de las autoridades estatales, cuando se ocupan mediante el ejercicio de su potestad de mando, de cumplir con los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios a su cargo y hacer efectivos los derechos e intereses legalmente reconocidos a los administrados.

ADMINISTRADOR DE TRÁMITES DE SECRETARÍA: Es el encargado en cada Secretaría de cargar y mantener actualizada la información referente a los trámites y OPAS

AMENAZA: Palabra que se utiliza para hacer referencia al riesgo o posible peligro que una situación, un objeto o una circunstancia específica puede conllevar para la vida, de uno mismo o de terceros. 

ANÓNIMO: Escrito presentado por un usuario, ciudadano o peticionario que no registra los datos de autoría o identidad personal. 

ATRIBUTOS DEL SERVICIO: Cualidades y/o características de un servicio integral y efectivo al ciudadano.  A continuación se enuncian:

CONFIABLE: Que provenga de personas que generen seguridad en los ciudadanos, que la información que se entrega conste en documentos cuya vigencia no esté en discusión y no haya sido suministrada con reservas, dubitaciones o salvedades.

AMABLE: Que la información suministrada  a los usuarios, por parte de los servidores  públicos de la Gobernación de Cundinamarca sea entregada de forma respetuosa, gentil y honesta.

DIGNO: Que la atención al ciudadano sea acorde con la condición humana, cualquiera sea su posición, directivo de entidad, servidor público de nivel asesor, profesional, asistencial o técnico, del área de seguridad o servicios generales.

EFECTIVO: Que la atención brindada sea ágil y coherente con lo que es objeto de solicitud, requerimiento o petición y que aunque no solucione de fondo la misma, sea un instrumento para lograr finalmente la respuesta esperada.

OPORTUNO: Que la Atención al Ciudadano se preste en el momento que corresponde, en el tiempo establecido y en el instante requerido.

ACTUAL: La Atención al Ciudadano debe responder a las necesidades vigentes de la población cundinamarquesa.

ADAPTABLE: La atención debe adaptarse a las necesidades de losciudadanos, para que éstos se sientan cómodamente atendidos.

CIUDADANO: Persona natural o jurídica (pública o Privada) que interactúa con la Gobernación con el fin de ejercer sus derechos civiles y políticos y cumplir con su obligación de involucrarse en la toma de decisiones, participando en la instancia que tiene a su disposición para expresar lo que consideren irregular. 

CONSTATACIÓN DE DENUNCIA: Constatar es validar por el medio que se estime pertinente la veracidad de los hechos reportados y determinar la pertinencia de la apertura de investigación disciplinaria y las remisiones a las autoridades competentes, según sea el caso. 

CONSULTA: Se refiere a la orientación solicitada por el peticionario o ciudadano a la Gobernación de Cundinamarca, sobre normas u operaciones propias de la entidad u otra entidad pública o privada.

CORRUPCIÓN: Uso indebido del poder, de los recursos o de la información para obtención de un beneficio particular, en detrimento del interés colectivo.

DENUNCIA: Es la acción y efecto de denunciar (avisar, noticiar, declarar la irregularidad o ilegalidad de algo, delatar). 

DERECHO DE PETICIÓN :Es la solicitud mediante la cual toda persona puede acudir ante las autoridades para que, dentro de los términos que defina la ley, se expida un pronunciamiento oportuno sobre la materia objeto de la petición.

DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL : Es la solicitud en la cual el asunto objeto de la petición no afecta de manera individual y directa al solicitante, sino que se hace por motivos de conveniencia general.

DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR: Es la solicitud en la cual el asunto objeto de la petición afecta, interesa o guarda relación directa con el peticionario y de acuerdo con su finalidad puede tratarse de una queja, reclamo o manifestación.

DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Se entiende por petición de información el ejercicio del derecho a la averiguación de un hecho, acto o actuación administrativa que corresponda a la naturaleza y finalidad de la Gobernación, así como a la solicitud de expedición de copias o desglose de documentos que reposen en sus archivos, ciñéndose para tal efecto a los respectivos presupuestos de ley.

DERECHO DE PETICIÓN DE FORMULACIÓN DE CONSULTAS: Es aquella mediante la cual se somete a consideración de la Gobernación para su concepto, un caso o asunto de su competencia.

DESISTIMIENTO: Es la renuncia de obtener la respuesta previamente solicitada. Puede darse por renunciar expresamente a la petición (expreso) o por dejar vencer los términos para completar información que la autoridad haya solicitado (tácito).

FELICITACIÓN: Manifestación presentada por un ciudadano, por la satisfacción ante la prestación de un servicio por parte de una Entidad 

FORMATO: Documento para estandarizar la presentación o contenido de alguna información.

INOBSERVANCIA: Incumplimiento, omisión a observaciones.

NOTIFICACIÓN: Acto solemne mediante el cual el Estado entera al particular de una Determinación unilateral, respaldada por la supremacía que le confiere la autoridad soberana que le distingue y le separa de los administrados.

OPA: Otro Procedimiento Administrativo.

PETICIÓN: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta.

PROTOCOLO DE ATENCIÓN: Es una guía o manual que contiene orientaciones básicas fundamentales para facilitar y mejorar la gestión del servidor público en su proceso de Atención al Ciudadanos.

QUEJA: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones

QUEJA IRRESPETUOSA: Toda aquella que presente palabras soeces

RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades ejecutadas.

REQUISITOS: Son las condiciones necesarias que debe cumplir el ciudadano para la obtención de un Trámite u Otro Procedimiento Administrativo (OPA) de cara al usuario.

SARA: ​Servicio, Atención, Respeto, Amabilidad.

SATISFACCIÓN DEL USUARIO: Percepción del usuario sobre el grado en que se han cumplido los requerimientos solicitados.

SECRETO O RESERVADO: Situación, hecho, conocimiento o noticia que deba mantenerse oculta e inviolable.

SERVICIO: Es un conjunto de actividades que responden a las necesidades del ciudadano y, como tal, constituye un componente clave dentro de la estructura de valores, que fortalece la convivencia y facilita la manifestación real de lo que se denomina civilidad.En la Administración Departamental, el servicio al ciudadano es la razón de ser y se constituye, por lo tanto, en el eje de la gestión pública.

SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES (SUIT): Es un sistema electrónico de administración de información de trámites y servicios de la Administración Pública Colombiana que opera a través del Portal del Estado Colombiano, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública por mandato legal, en alianza estratégica con el Ministerio de Comunicaciones – Programa Gobierno en Línea, cuyo propósito es ser la fuente única y valida de la información de los Trámites y Otros Procedimientos Administrativos (OPA) de cara al usuario que ofrecen las instituciones de orden nacional y territorial.

SOLICITUD: Es la pretensión de un usuario, peticionario o ciudadano, con relación a temas de competencia de la Gobernación de Cundinamarca.

SUGERENCIA: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la Entidad.

TRÁMITE: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado que deben efectuar los usuarios, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada en la ley.

TUTELAS: Es la garantía constitucional del derecho que tiene toda persona a la protección judicial de sus derechos fundamentales a través de un recurso efectivo.

USUARIO: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio

VULNERACIÓN: Transgresión, quebranto, violación de una ley o precepto. Produce daño o perjuicio.