Funciones

Dirigir y controlar las funciones generales asignadas a los Secretarios de Despacho en el Estatuto Básico de la Administración Departamental, como primer responsable técnico y administrativo en el desarrollo organizacional, cultura y gestión de cambio institucional, relaciones laborales y sindicales y, la administración, gestión, desarrollo del talento humano y el bienestar de los servidores públicos del sector central del Departamento.

Dirigir y orientar los estudios de mejoramiento de la estructura administrativa departamental, manuales de funciones, escalas de salarios y plantas de empleos del sector central de la Administración Departamental, de conformidad con las normas Constitucionales y legales.

Dirigir y controlar las acciones que sean necesarias para mantener en permanente operación y mejoramiento el Sistema Integral de Gestión y Control, en la búsqueda de mejorar el desempeño e incrementar la satisfacción de los usuarios del sector .central de la Administración Departamental.

Formular la política, y coordinar las relaciones laborales y sindicales del sector central del Departamento, de conformidad con las normas legales vigentes y las políticas de gestión humana.

Definir las políticas de administración de personal, ingreso, nómina, salud y seguridad en el trabajo, capacitación, bienestar, prestaciones sociales, situaciones administrativas, y causales de retiro de los servidores del Sector Central de la Administración, de conformidad con la Constitución y la ley.

Ejecutar la política y estrategia de comunicaciones de la Secretaría de la Función Pública en armonía con la política Institucional.

Promover la utilización de los canales o medios para la comunicación interna y externa que generen contacto con los funcionarios para contribuir a fortalecer el vínculo con la comunidad y los servidores públicos de las diferentes dependencias de la Administración Departamental.

Orientar el desarrollo del sistema de evaluación del desempeño del talento humano del sector central de la administración departamental.

Coordinar la alineación al Sistema Integral de Gestión y Control de nuevos sistemas de gestión o normas técnicas implementados por las dependencias del sector central de la Gobernación.

Coordinar la asistencia técnica a las entidades descentralizadas del Departamento en los procesos de desarrollo organizacional, así como la emisión del concepto favorable requerido para la presentación de los proyectos relacionados con la modificación de la organización interna, la planta de empleos, el manual específico de funciones, requisitos y de competencias laborales, y asignaciones salariales, a los Consejos Directivos o Juntas Directivas para su aprobación, de conformidad con las normas que rigen la materia.

Asistir y asesorar al Secretario y a las dependencias de la Secretaría de la Función Pública, en asuntos jurídicos y de contratación.

Analizar, elaborar y viabilizar jurídicamente, los actos administrativos que deba expedir la Secretaría de la Función Pública y los proyectados para la firma del Gobernador realizando las gestiones correspondientes para su notificación en los términos legales.

Coordinar las actividades jurídicas y administrativas con la Secretaría Jurídica del Departamento, de acuerdo con los lineamientos generales que se dicten y la competencia de la Oficina.

Atender, dentro de los términos legales y administrativos, las actuaciones administrativas, acciones de tutela, acciones de cumplimiento y las solicitudes de conciliación de competencia de la Secretaría.

Realizar las acciones necesarias para brindar asistencia técnica, legal, y suministro de pruebas de forma oportuna para la defensa de los intereses de la entidad, en coordinación con la Secretaría Jurídica en ejercicio de la representación judicial ejercida por dicha dependencia.

Absolver las consultas y peticiones, de contenido jurídico, que le formulen con ocasión de las funciones de la Secretaría.

Realizar la verificación formal de las cuentas de cobro que se generen con ocasión a la ejecución de la actividad contractual de la Secretaría de la Función Pública, y velar porque las mismas se tramiten conforme a los procesos y procedimientos establecidos para el efecto.

Adelantar los trámites y procedimientos de naturaleza jurídica y administrativa, relacionados con las etapas precontractual, contractual y postcontractual, de conformidad con la normatividad, los lineamientos impartidos por el Despacho de la Secretaría y las directrices de la Dirección de Contratación.

Asesorar y asistir al Secretario de la Función Pública en la interpretación y aplicación de las normas laborales, con el objeto de generar un clima organizacional óptimo entre la Administración, los servidores públicos y sus organizaciones sindicales.

Dar respuesta y atender a las solicitudes presentadas por los sindicatos de empleados públicos y demás asuntos relacionados con las organizaciones sindicales.

Apoyar jurídica y operativamente las gestiones del Gobierno Departamental en los procesos de negociación colectiva de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Efectuar y suscribir los documentos que sirven como soporte para la notificación de los diferentes actos administrativos elaborados en la Secretaría, controlar los términos de estos y cumplimiento de la normatividad aplicable.

Hacer seguimiento y velar por el cumplimiento por parte de la Administración de los acuerdos y convenciones colectivas perfeccionados con las organizaciones sindicales.

Administrar, custodiar y controlar el archivo de las Resoluciones emitidas en la Secretaría de la Función Pública, y de gestión contractual efectuar las acciones necesarias para su transferencia al archivo central, en los términos determinados por la Entidad.

Dirigir y coordinar el cumplimiento de la normatividad aplicable relacionada con las peticiones, quejas y reclamos presentados a la Secretaría de la Función Pública.

Dirigir, coordinar, y revisar la elaboración y envío de informes y solicitudes de órganos de control y dependencias de la administración, y atender las visitas relacionadas con dichos temas.

Realizar la gestión para la vinculación de practicantes y judicantes de las instituciones educativas dentro de la Administración Departamental.

Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos contra actos administrativos y cualquier decisión relacionada con la segunda instancia que deba suscribir el Secretario de Despacho.

Expedir las certificaciones de contratos celebrados por la Secretaria de la Función Pública.

Diseñar y proponer los modelos de estructura administrativa y organización interna en el sector central de la Administración Departamental que mejoren la gestión y resultados de la Administración Pública.

Elaborar y proponer los estudios técnicos que justifiquen las modificaciones a las plantas de empleos de la administración central, junto con los proyectos de las nuevas plantas, así como sus correspondientes escalas salariales, de conformidad con las normas legales.

Asesorar y apoyar la organización e integración de grupos internos de trabajo en las dependencias del sector central de la Administración Departamental.

Emitir los conceptos favorables a las entidades descentralizadas del Departamento, requeridos para la presentación de los proyectos relacionados con la modificación de la organización interna, la planta de empleos, el manual específico de funciones de competencias laborales y las asignaciones salariales, a los Consejos Directivos o Juntas Directivas para su aprobación, de conformidad con los lineamientos del Despacho de la Secretaría y con las normas que rigen la materia.

Coordinar y asistir a los equipos de mejoramiento en la formulación y ejecución de las herramientas de planificación internas definidas dentro del Sistema Integral de Gestión y Control.

Realizar la revisión periódica al avance de los compromisos establecidos en las herramientas de planificación internas definidas dentro del Sistema Integral de Gestión y Control, con el fin de lograr la eficiencia administrativa de la Administración Central Departamental.

Proponer al Secretario de Despacho las modificaciones y ajustes técnicos al manual específico de funciones y competencias laborales, correspondientes a las plantas de empleos del sector central de la Administración Departamental, y efectuar las aprobadas.

Coordinar con las dependencias del sector central de la administración departamental el mantenimiento del Sistema Integral de Gestión y Control, para apoyar el cumplimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de acuerdo con la normativa vigente.

Coordinar según las competencias establecidas, para la Secretaría de la Función Pública, las acciones encaminadas a la operación y mejora del Sistema Integral de Gestión y Control.

Asistir a las dependencias del sector central del Departamento y a los equipos de mejoramiento en actividades de documentación, medición y mejora continua.

Administrar, mantener y validar funcional y metodológicamente el Sistema Integral de Gestión y Control.

Preparar los informes del Sistema Integral de Gestión y Control para la revisión por la Alta Dirección, así como asegurar la actualización, creación, eliminación y versionamiento de documentos.

Coordinar con las demás dependencias y entidades del sector central de la Administración Departamental, la implementación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión y Control. 

Coordinar la alineación al Sistema Integral de Gestión y Control de nuevos sistemas de gestión o normas técnicas implementadas por las dependencias o entidades del sector central de la Gobernación.

Efectuar el control, organización, clasificación y mantenimiento del archivo de gestión de la Dirección, de conformidad con las tablas de retención vigentes y la normatividad sobre la materia.

Formular los planes anuales de capacitación y bienestar e incentivos de los servidores públicos del Sector Central del Departamento.

Proponer y desarrollar alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas que realicen programas de capacitación, bienestar social y seguridad y salud en el trabajo.

Coordinar la ejecución y evaluación de los planes y programas anuales de capacitación y bienestar e incentivos de los servidores públicos del Sector Central del Departamento.

Proponer , coordinar y ejecutar programas de estímulos e incentivos, de bienestar laboral y de desarrollo de destrezas, que permitan mejorar la gestión en un adecuado clima y que fortalezcan la cultura organizacional.

Adelantar los programas pertinentes dirigidos a los servidores públicos del Sector Central del Departamento que se encuentren próximos al inicio del trámite de la pensión de jubilación.

Promover una identidad Institucional basada en principios de Buen Gobierno Corporativo, el código de integridad y una cultura caracterizada en normas, valores y actitudes, comprendidos e interiorizados por los servidores públicos del Sector Central del Departamento.

Proponer planes y programas que contribuyan al mejoramiento del entorno laboral, clima organizacional y relaciones internas, de los servidores públicos del Sector Central del Departamento.

Evaluar el clima organizacional, asegurando la validez y confiabilidad en los resultados y determinando programas de gestión de mejoramiento de este.

Proyectar y realizar las actividades para la Inducción general y reinducción de los servidores públicos del sector central del Departamento, así como la coordinación con la Dependencias para la inducción particular a puesto de trabajo.

Liderar políticas y estrategias tendientes al bienestar de los servidores públicos del Departamento.

Dirigir y coordinar las acciones para la realización de los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso.

Dirigir y coordinar los programas y actividades requeridos en aplicación de la normativa y necesidades del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Administrar, coordinar y ejecutar las acciones requeridas para la implementación y mantenimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo y garantizar el cumplimiento que en esta materia establezca la normativa aplicable.

Administrar, custodiar y controlar el archivo de los conceptos médicos ocupacionales de los funcionarios del sector central

Realizar la medición periódica de los indicadores del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Efectuar el control, organización, clasificación y mantenimiento del archivo de gestión de la Dirección, de conformidad con las tablas de retención vigentes y la normatividad sobre la materia.

Implementar y actualizar el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP del sector central del departamento de Cundinamarca, de acuerdo con las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

Verificar el cumplimiento oportuno por parte de los servidores públicos sobre el suministro de la información al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Llevar los registros, controles y estadísticas del personal al servicio del departamento de Cundinamarca.

Clasificar y mantener actualizada la información, ordenando su archivo en las historias laborales de conformidad con las Tablas de Retención Documental vigentes para la Entidad.

Conservar la documentación relacionada con historias laborales de personal con vinculación laboral vigente, nómina, salarios, prestaciones sociales y novedades de personal, de conformidad con las Tablas de Retención Documental vigentes para la Entidad.

Adelantar el trámite correspondiente para las novedades y situaciones administrativas del personal, preparando y aprobando los actos administrativos relacionados con éstas, así como también lo concerniente con el retiro del servicio.

Remitir las certificaciones laborales y de salarios, acorde con los requerimientos legales que presente la Secretaría Jurídica del departamento de Cundinamarca, por solicitud de entes de control o cumplimiento de fallos judiciales.

Verificar, acreditar y certificar el cumplimiento de los requisitos para realizar nombramientos y posesiones de la entidad.

Coordinar, dirigir y ejecutar, de conformidad con la Ley, el reclutamiento, selección, vinculación, permanencia y retiro del personal del sector central del departamento de Cundinamarca, de acuerdo con sus competencias.

Proyectar y aprobar para la firma del Secretario o Gobernador, los actos administrativos relacionados con la ejecución de las situaciones administrativas, exceptuando las relacionadas con cesantías y bonos pensionales.

Coordinar las acciones para que se realice oportunamente la evaluación del desempeño, calificación de servicios, acuerdos de gestión y actas de entrega de cargo, asesorando a los funcionarios responsables en la aplicación del procedimiento correspondiente.

Dirigir, revisar y aprobar la elaboración de la nómina de los servidores públicos del sector central del departamento de Cundinamarca.

Dirigir y aprobar la liquidación de los viáticos a los servidores públicos del sector central de la Administración Departamental y ordenar su reconocimiento, previa delegación del superior respectivo.

Liquidar y reconocer las cesantías de los servidores públicos del sector central y de las entidades sustituidas por el fondo de cesantías, expidiendo las certificaciones correspondientes.

Expedir las certificaciones laborales, de conformidad con la información que repose en las historias laborales.

Proyectar para firma del Secretario, las respuestas sobre los distintos aspectos y situaciones de carácter administrativo, relacionados con la administración del personal del departamento de Cundinamarca, salvo las asignadas por el Secretario Despacho.

Sustanciar los actos administrativos en primera instancia en los asuntos concernientes a la Secretaría de la Función Pública, de acuerdo con su competencia.

Realizar las actividades relacionadas con la gestión y trámite de incapacidades y licencias de los funcionarios, adelantando el proceso de cobro persuasivo o recobro de las mismas ante las entidades prestadoras de salud y Administradoras de Riesgos Laborales ARL, emitiendo la documentación que corresponda, según la competencia de la Secretaría de la Función Pública.

Coordinar las labores de cobro persuasivo, preparar y suministrar la información requerida para el cobro coactivo por parte de la autoridad competente.

Actualizar y controlar la planta de empleos de los servidores públicos activos del sector central, así como realizar su efectivo retiro de la planta ante su desvinculación o inclusión en nómina de pensionados, de conformidad con las normas vigentes.

Expedir las certificaciones de bonos pensionales, de acuerdo con la normativa vigente.

Administrar, custodiar y controlar el archivo de las historias laborales y de cesantías de los servidores públicos activos y retirados, así como autenticar las copias que deban expedirse de los documentos que allí reposan.

Expedir las certificaciones de inexistencia e insuficiencia de personal de planta del sector central del departamento de Cundinamarca.

Ejercer la administración funcional de los sistemas de información y aplicaciones propios de la Secretaría la Función Pública de su competencia.

Efectuar el control, organización, clasificación y mantenimiento del archivo de gestión de la Dirección, de conformidad con las tablas de retención vigentes y la normatividad sobre la materia.