(Cundinamarca, 4 de marzo de 2018). La Secretaría General de la Gobernación de Cundinamarca presentó los elementos que sustentan la propuesta de eliminación documental de los archivos que están bajo custodia de la Secretaría de Hacienda departamental, de acuerdo con el acta de comité interno de archivo de la Gobernación de Cundinamarca.
Dichos elementos son:
Acuerdo 04 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Artículo 15. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez éste podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta. Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página web de la respectiva entidad el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación.
Para consultar los documentos a eliminar ingrese a los siguientes enlaces:
1. Propuesta de Eliminación Duplicidad.
2. Propuesta de Eliminación Formularios.
3. Propuesta de Eliminación Consumo.
