El departamento entre los mejores por cumplimiento de normas de gestión documental
Cundinamarca subió 14 puestos la implementación de la ley 594 del año 2000.
(Cundinamarca, 9 agosto de 2017). Según el Índice de Gobierno Abierto (IGA), medición que aplica la Procuraduría General de la Nación, en desarrollo de su acción preventiva y de monitoreo de normas estratégicas contra la corrupción en la gestión pública territorial, Cundinamarca ocupa el puesto número 10 en el ranking departamental, subiendo un punto con respeto a los resultados del año 2015.
Esta ubicación es producto de la gestión de la administración departamental que, a través de su Secretaría General, realizó una efectiva tarea de apropiación y ejecución del componente de cumplimiento de la Ley general de archivos, uno de los más importantes del IGA y sobre el cual alcanzó un décimo segundo lugar en el ranking de cumplimiento, redundando en una mejor posición a nivel general.
“Estos resultados positivos son fruto de los esfuerzos que la administración ha realizado para cumplir el compromiso de proveer recursos a los procesos de mejora administrativa, los cuales no incluyen solo a la Gobernación sino también a las alcaldías de los 116 municipios y demás entidades departamentales”, señaló la secretaria General, Sandra Eliana Rodríguez García.
Mientras que a finales del año 2015, 44 municipios cundinamarqueses rendían informe de gestión documental, en año y medio de gestión del Gobierno ya son 97 los que reportan. La meta es que los 116 municipios presenten su informe al finalizar el año 2017 y alcanzar el primer lugar a nivel departamental en el componente de cumplimiento de la ley general de archivos del IGA.
Acompañamiento y capacitación, claves en este avance
La Secretaría General ha realizado un ejercicio de acompañamiento y asesoría dirigido a las alcaldías municipales y entidades departamentales, incluyendo de manera destacada el tema de tablas de retención documental, entendidas como instrumentos que permiten establecer cuáles son los documentos de una entidad y su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación.
Además, adelantó un ejercicio de capacitación con el apoyo del Archivo General de la Nación, cuyo objetivo fue generar una mejora en las labores de la función archivística de las administraciones municipales cundinamarquesas, de manera especial con las que obtuvieron menores calificaciones en el componente de gestión documental del IGA.
Para 2017, la Secretaría General ha visitado los municipios de La Mesa, Zipaquirá y Puerto Salgar y se hizo una visita especial al hospital San Rafael de Facatativá, con miras a fortalecer sus procesos de gestión archivística y documental.
“Hechos concretos” en materia de gestión documental
Las actividades de acompañamiento y asesoría realizadas han permitido consolidar un diagnóstico a la gestión documental de la red hospitalaria del departamento a partir de los criterios que utiliza IGA, priorizándolos como primeros beneficiados de un diplomado que busca fortalecer el conocimiento en temas pertinentes, luego se generará un proceso de asesoría virtual que facilite la apropiación y socialización de los conceptos, ejercicio que replicará en las alcaldías municipales.
Ejemplo de avance en la materia es el municipio de Venecia, al cual se suministró acompañamiento técnico sobre su gestión documental y archivística y luego de ubicarse el año anterior en el puesto 333, hoy ocupa el 157 en el ranking nacional del IGA.
