Tablas de Retención Documental


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En desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de Archivos, el cual establece que será obligatorio, para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención documental – TRD.

Que el acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002, del Archivo General de la Nación – AGN, reguló el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Que por Decreto Departamental 027 de 2005, se adoptó la estructura del sector central de la administración pública departamental, se fusionaron y suprimieron algunas dependencias, reasignaron funciones y se modificaron los objetivos y la estructura orgánica de organismos y dependencias centrales, razón por la cual fue necesario armonizar las Tablas de Retención Documental con la nueva organización administrativa.

Que mediante Resolución 00315 de junio 08 de 2006, se adoptaron e implementaron las Tablas de Retención del sector central de la administración pública departamental.

Que mediante acta número 05 del 07 de diciembre de 2011, el Comité de Archivo del Sector Central de la Administración, aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental.

Que mediante la Resolución 0417 de 2012, se modificó parcialmente la Resolución 00315 de 2006.

Que el artículo 21 del Acuerdo 004 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, emitido por el AGN, derogó el Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002.

Que el artículo 14 del referido Acuerdo, establece los casos en los que deberán actualizarse las Tablas de Retención Documental.

Que por Decreto Departamental 008 de 2013, se adoptó la estructura del sector central de la administración pública departamental, se fusionaron y suprimieron algunas dependencias, reasignaron funciones y se modificaron los objetivos y la estructura orgánica de organismos y dependencias centrales, razón por la cual fue necesario armonizar las Tablas de Retención Documental con la nueva organización administrativa.

Que mediante acta número 03 del 28 de mayo de 2014, el Comité Interno de Archivo del Sector Central de la Gobernación de Cundinamarca, aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental.

Que el Archivo General de la Nación – AGN, mediante acta número 08 del 14 de junio de 2016, convalido las Tablas de Retención Documental.

Que mediante la Resolución 0552 de 2016, se modificó parcialmente la Resolución 0417 de 2012.

Que el Acuerdo 004 de 2019 – Articulo 23 “Casos en los que se deberán actualizar las Tablas de Retención Documental” y según Decreto Ordenanzal 0265 de 2016 “Por medio del cual se establece la estructura de la administración pública departamental, se define la organización interna y las funciones de las dependencias del sector central de la administración pública de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones”. Que, en virtud de lo anterior, el Comité Institucional de Gestión del Desempeño del Departamento de Cundinamarca, aprobó sus Tablas de Retención Documental mediante Acta N° 4 del 01 de noviembre de 2019.

Que la Gobernación de Cundinamarca, solicitó al Archivo General De La Nación Jorge Palacios Preciado la convalidación de sus Tablas de Retención Documental en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.8.2.2.1 del Decreto No. 1080 de 2015 “Evaluación de Documentos de Archivo” y artículo 10 del Acuerdo No. 004 de 2019 “Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD para evaluación técnica y convalidación”, en el cual el AGN reviso y convalido las TRD según consta en el Acta N° 006 de 2020 del comité evaluador de documentos del Archivo General De La Nación.

La entidad radicó la versión definitiva de sus Tablas de Retención Documental mediante resolución 034 de 18 de mayo de 2021 “Por el cual se actualizan e implementan las tablas de retención documental del sector central de la administración pública departamental y se dictan otras disposiciones”. Por lo tanto, el Archivo General de la Nación procedió a expedir el certificado de convalidación el día 8 de junio de 2021 y el certificado de inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número TRD-372, a los 15 días del mes de junio del 2021.

 

Certificación de Convalidación Tablas de Retención Documental

Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado procedió a la convalidación de las Tablas de Retención Documental 034 de 2021 de la Gobernación de Cundinamarca, mediante certificado del 08 de junio de 2021, ya que el instrumento surtió de manera satisfactoria el procedimiento de evaluación y convalidación, por lo que cuenta con los requisitos archivísticos solicitados.

 

Certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales 

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019, las Tablas de Retención Documental de la Gobernación de Cundinamarca reunieron los requisitos de aprobación y convalidación. Por lo tanto, se realizó su inscripción en el Registro Único de Series Documentales bajo el número: TRD-372.