Preguntas frecuentes

Respuesta: 

Se le podrá otorgar permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar 11 programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a juicio del jefe inmediato. En el acto que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral dentro de los límites señalados en la ley. El incumplimiento de las obligaciones funcionales implica según el caso, la suspensión del permiso y la imposibilidad de que le sea concedido nuevamente durante el siguiente período de estudio.

Respuesta: 

El funcionario debe justificar mediante un oficio el cronograma de compensación de tiempo con visto del jefe inmediato, diligenciar el formato A-GTH-FR-075 que garantice el compromiso sobre el cumplimiento de sus deberes. Anexar los siguientes documentos: comprobante de pago de matrícula, certificación de matrícula en donde se evidencie, fecha de inicio, culminación de estudios y horario de clases establecidos y posteriormente enviar al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co

Recuerde que la compensación del tiempo, se hará únicamente de lunes a viernes y no se podrá compensar tiempo en la hora de almuerzo. El incumplimiento de las obligaciones funcionales implica según el caso, la suspensión del permiso y la imposibilidad de que le sea concedido nuevamente durante el siguiente periodo académico.

Respuesta: Es una herramienta de gestión objetiva y permanente, encaminada a valorar las contribuciones individuales y el comportamiento del evaluado. Esta evaluación de tipo individual permite así mismo medir el desempeño institucional. La evaluación del desempeño laboral se hace con fundamento a lo establecido en la ley 909 de 2004 y el Acuerdo 617 de 2018, emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Respuesta: Con base al Acuerdo 617 de 2018, Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba.

Respuesta: Los compromisos deberán ser concertados por el evaluador y el evaluado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes del inicio del período de evaluación anual o de la posesión del servidor en período de prueba, según corresponda. Durante el período anual de Evaluación del Desempeño Laboral se deberán efectuar las siguientes evaluaciones parciales semestrales y eventuales cuando así se requieran: Evaluación parcial del primer semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. La evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento. Evaluación parcial del segundo semestre. Corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. La evaluación deberá producirse a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento.

La calificación definitiva del periodo anual comprende el período entre el 1 de febrero y el 31 de enero del año siguiente, correspondiendo a la sumatoria de las dos (2) evaluaciones parciales semestrales. Esta calificación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento de dicho período.

Para conocer en más detalle este proceso puede consultar los lineamientos establecidos en los Acuerdos 17, 18 y 027 de 2008 publicados en la página de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Respuesta:

Claro que sí, debe tener en cuenta que la administración departamental podrá distribuir los empleos y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna y las necesidades del servicio, solicitud del secretario de despacho. Teniendo en cuenta que prevalece recomendación médica: Cuando medie recomendaciones relativas al trabajo por parte del médico laboral o ARL. Recomendaciones del Comité de Convivencia laboral: como solución al conflicto.

Se debe diligenciar el formato A-GTH-FR-138 Solicitud de reubicación laboral y posteriormente radicar al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co

Respuesta:

El funcionario que requiera un permiso remunerado por algunas horas de la jornada laboral y hasta por uno (1) o dos (2) días debe solicitarlo ante su jefe inmediato, debe solicitarlo ante su jefe inmediato a través de correo electrónico quien lo autorizará o negará por el mismo medio; este permiso no requiere ser radicado en la Secretaría de la Función Pública.

El funcionario que requiera permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa, el jefe inmediato deberá aprobar mediante visto bueno y él solicitante deberá radicarlo ante la Secretaría de la Función Pública. La solicitud se realiza a través del formato A-GTH-FR-076 «Trámite de Situaciones Administrativas» con su respectiva justificación y aprobación del jefe inmediato y secretario de despacho, posteriormente se envía al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co.

Recuerde que la Dirección de Talento Humano tiene la potestad de aprobar o negar el permiso remunerado y se comunicará a través del correo electrónico, teniendo en cuenta el Decreto 648 del 2017 «Artículo 2.2.5.5.17.

Respuesta: 

El día compensatorio corresponde al descanso que se otorga a un trabajador por haber laborado un día dominical o festivo. El empleador está obligado a otorgar al trabajador que labora un domingo o un día festivo, un día completo de descanso remunerado como compensatorio.

Se concederán los días hábiles compensatorios a los funcionarios que por estrictas necesidades del servicio lo requieran, únicamente en las siguientes circunstancias:

• Compensatorio por labor en días de descanso: El funcionario que labore durante los días sábado, domingo y festivo mediante comisión de servicios previamente autorizada y legalizada por la Secretaria de la Función Pública.
• Compensatorio por cumpleaños: El funcionario que cumpla años durante cada vigencia se le concederá un (1) día de compensatorio el cual deberá ser disfrutado en la respectiva fecha. En caso de no poder disfrutar del compensatorio en consideración a las necesidades del servicio, si la fecha corresponde a un día no hábil, podrá disfrutar el compensatorio por cumpleaños, el día hábil siguiente. En todo caso la fecha de disfrute se acordará con el jefe inmediato.

Respuesta: El compensatorio aplica para los empleos del nivel asistencial y técnico siempre y cuando corresponda a comisión de servicios y previa legalización del certificado de permanencia. Se le concederá un día de compensatorio por cada día laborado, siempre y cuando el funcionario no solicite el pago de las horas extras o cuando estas superen el tope establecido en la ley; será responsabilidad del funcionario allegar los respectivos soportes para el trámite de la solicitud, la cual se verificará con el sistema de información utilizado.

Respuesta: Los servidores públicos que se encuentran en comisión cuando por disposición de autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes en la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que se es titular.

Respuesta: 

El servidor público que solicite una comisión de servicio, deberá dar cumplimiento a los requerimientos establecidos dentro del procedimiento A-GTH-PR-007 comisiones de Servicio «Reconocimiento de Viáticos y Transporte» y al cronograma de salidas: Cada dependencia elabora su cronograma de las comisiones de servicio para la aprobación del Jefe Inmediato de acuerdo al formato A-GTH-FR-074 «Cronograma de Comisiones».

El funcionario delegado para el manejo del aplicativo de cada Secretaría procede a elaborar la solicitud de las comisiones a través NomPlus, con mínimo tres (3) días hábiles de anticipación y cinco (5) días hábiles cuando es fuera del departamento y/ o con asignación de vehículo por parte de la Secretaría General.

El Secretario de Despacho o director de Unidad Administrativa autoriza las comisiones de los funcionarios de su dependencia a través de NomPlus.

Una vez autorizada la solicitud de comisión será aprobada por la Secretaría de la Función Pública a través del aplicativo y posteriormente se expide el acto administrativo por la cual se confiere la comisión de servicios.

En caso de no ser aprobada se debe iniciar nuevamente el proceso.

Tenga en cuenta que, cuando la solicitud de la comisión es fuera del departamento debe  realizar la solicitud con 5 días hábiles de anticipación al inicio de la misma y anexar los siguientes soportes: Invitación, Oficio de Solicitud y justificación del objeto de la comisión con visto bueno del secretario de despacho, identificar dentro de la solicitud de la salida, el medio de transporte a utilizar (oficial o pago (terrestre o aéreo). Cuando la comisión de servicios es para un Gerente de entidad descentralizada se requiere para su tramité de solicitud la misma documentación. Para comisiones fuera del país debe anexar los soportes relacionados en el procedimiento A-GTH-PR-007 y radicar con mínimo quince (15) días hábiles de anticipación al inicio de la misma, y proceder con la radicación al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co.

Respuesta: Se realizará el reconocimiento y pago de viáticos siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos dentro del procedimiento A-GTH-PR-007 comisiones de Servicio «Reconocimiento de Viáticos y Transporte». Correspondiendo el reconocimiento de los gastos de alojamiento, transporte y manutención a los funcionarios cuando desempeñan funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

Respuesta: 

El funcionario al que se le otorgue una comisión de servicio, deberá dar cumplimiento a los requerimientos del procedimiento A-GTH-PR-007 «Comisiones de Servicio, reconocimiento de viáticos y transporte».

El funcionario tendrá que presentar ante su jefe inmediato el certificado de permanencia A-GTH-FR-073 «Certificado de Permanencia» en todos los casos. Presentar el informe en el formato A-GTH-FR-041 «Informe Cumplimiento de Comisión», cuando esta se haya realizado fuera del departamento o fuera del país; los funcionarios comisionados radicarán en la Secretaría de la Función Pública dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, los certificados de permanencia debidamente diligenciados que debe contener: datos de quien certifica, firma de la autoridad competente, firma del secretario de Despacho de la Secretaría a la cual pertenece el comisionado y los informes de comisión cuando aplique.

Los certificados de permanencia que fueron debidamente legalizados en la Secretaría de la Función Pública se consolidarán del 1 al 30 de cada mes. La Secretaría de la Función Pública liquidará y ordenará el pago mediante acto administrativo después del diez (10) del mes siguiente.

Respuesta: 

El funcionario tiene el derecho a disfrutar de sus vacaciones dentro del año siguiente a la fecha en que se causen y serán autorizadas mediante acto administrativo. Se debe dar trámite al formato A-GTH-FR-076 «Trámite de situaciones administrativas», el funcionario formalizará la solicitud, radicándola debidamente diligenciada y aprobada por el jefe inmediato y el Secretario de Despacho y enviar al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, para autorización de la Dirección de Talento Humano, quienes vía correo electrónico comunicará el correspondiente acto administrativo al funcionario con copia al secretario de despacho. La programación de vacaciones se debe enviar con antelación no menor a dos (2) meses a la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones

Tenga en cuenta que, cuando se evidencia por parte de la Dirección de Talento Humano grupo de nómina (historia laboral o aplicativo de nómina) que un funcionario tiene causados dos (2) períodos de vacaciones y no hayan sido programadas, la administración oficiosamente le programará el disfrute de las mismas a quienes se encuentren inmersos en esta situación, para tal fin expedirá el acto administrativo y le comunicara al funcionario con copia al secretario donde se encuentre prestando los servicios vía correo institucional.

Respuesta: 

El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada por esté, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el funcionario haya iniciado el disfrute, las aplaza por necesidades del servicio. El funcionario que por estricta necesidad del servicio deba interrumpir o aplazar sus vacaciones, tendrá que acordar con el jefe inmediato y el Secretario de Despacho la nueva fecha en que reanudará el disfrute de sus vacaciones.

Se debe ordenar por resolución motivada indicando en ella la nueva fecha de disfrute, y se hará constar en la respectiva hoja de vida. Las vacaciones aplazadas, se deberán disfrutar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en que se haya autorizado su interrupción o aplazamiento, en ningún caso se permitirá el fraccionamiento de las mismas, ni una nueva interrupción o aplazamiento.

Respuesta: 

La interrupción ocurre cuando el funcionario se encuentra disfrutando de las mismas y el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute. Artículo 15 del Decreto 1045 de 1978. El funcionario que por estricta necesidad del servicio deba interrumpir sus vacaciones, tendrá que acordar con el jefe inmediato y el Secretario de Despacho la nueva fecha en que reanudará el disfrute de sus vacaciones.

Se debe ordenar por resolución motivada indicando en ella la nueva fecha de disfrute, y se hará constar en la respectiva hoja de vida. Las vacaciones interrumpidas, se deberán disfrutar dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha en que se haya autorizado su interrupción o aplazamiento, en ningún caso se permitirá el fraccionamiento de las mismas, ni una nueva interrupción o aplazamiento.

El funcionario al que se le interrumpan las vacaciones por estricta necesidad del servicio solo podrá reintegrarse a sus labores cuando se haya expedido el acto administrativo de interrupción del cual deberá notificarse antes de su reintegro a su jornada laboral.

Respuesta: 

Las causales para que proceda la interrupción son las siguientes:

La licencia de luto, incapacidad por enfermedad, accidente de trabajo, licencia de maternidad (también por adopción), aborto o licencia de paternidad, otorgamiento de comisión y llamamiento a filas. el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute por estricta necesidad del servicio según el Artículo 15 del Decreto 1045 de 1978.

Respuesta: 

El funcionario informará a su jefe inmediato por cualquier medio la ocurrencia de la incapacidad, quien a su vez comunicará a la Dirección de Talento Humano cumpliendo con lo establecido en el procedimiento A-GTH-PR-028 «Trámite de Incapacidades».

El funcionario que por enfermedad sea incapacitado por un término de dos (2) días o por un término superior a dos (2) días, tendrá derecho a dicha incapacidad, según la prescripción del médico tratante de su EPS.

El funcionario dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de su incapacidad y conforme a lo establecido en el procedimiento A-GTH-PR-028, radicará la incapacidad diligenciando el formato A-GTH-FR-076 «Trámite de situaciones administrativas», trascrita por su respectiva EPS, adjuntando los documentos que la soportan, documento original de la incapacidad trascrita o copia de la historia clínica al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, en el evento en que no sea expedida por el médico de la EPS; Incapacidad que no cumpla con los requisitos previstos en este numeral no podrá ser reconocida por el departamento.

Las licencias por enfermedad, maternidad o paternidad de los servidores públicos se rigen por las normas de seguridad social, en los términos de la Ley 100 de 1993, Ley 755 de 2002, Ley 1822 de 2017 y demás disposiciones que las reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan. Las licencias a cargo de las Administradoras de Riesgos Laborales se regirán en lo pertinente al pago que asume la ARL, por Ley 100 de 1993, el Decreto 1295 de 1994, Ley 776 de 2002 y Ley 1562 de 2012 y demás disposiciones que las reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

Respuesta: 

El funcionario tendrá derecho a una licencia remunerada por luto, hasta por cinco (5) días hábiles, en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil.

El funcionario debe diligenciar el formato A-GTH-FR-076 «Trámite de situaciones administrativas», con su respectiva justificación adjuntando los documentos que soportan la solicitud: Copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente, en caso de parentesco por consanguinidad, además, copia del certificado de registro civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y el fallecido. En caso de relación cónyuge, además, copia del certificado de matrimonio civil o Religioso. En caso de compañera o compañero permanente, además, declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia, según la normatividad vigente. En caso de parentesco por afinidad, además, copia del certificado de matrimonio civil o religioso, si se trata de cónyuges, o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, si se trata de compañeros permanentes, y copia del registro civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con el fallecido. En caso de parentesco civil, además, copia del registro civil donde conste el parentesco con el adoptado.

Se debe legalizar entre los siguientes treinta (30) días a la ocurrencia de la calamidad al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co; La Secretaría de la Función Pública legalizará el trámite mediante oficio o correo electrónico con copia al jefe inmediato y se remitirá a la historia laboral.

Respuesta: 

El funcionario que imparta hora cátedra, tendrá derecho a que dicho tiempo se le reconozca como permiso remunerado hasta por cinco (5) horas semanales.

El funcionario debe radicar al correo un oficio de solicitud con fecha de inicio y terminación de la cátedra, horario de cátedra establecido, cátedra a dictar e intensidad horaria y el tipo de vinculación que posee con la institución educativa al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, diligenciar el formato A-GTHFR-075 que garantice el compromiso sobre el cumplimiento de sus deberes. La compensación del tiempo utilizado para impartir hora cátedra, se hará únicamente de lunes a viernes y no se podrá compensar tiempo en la hora de almuerzo. El incumplimiento de las obligaciones funcionales implica según el caso, la suspensión del permiso y la imposibilidad de que le sea concedido nuevamente durante el siguiente periodo académico.

Respuesta:

Es el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo. Los principales objetivos que se persiguen mediante la aplicación de los Acuerdos de Gestión son:

• Orientar la actuación de las entidades hacia sus prioridades explícitas.
• Incentivar mejoras de eficiencia y eficacia.
• Promover el aprendizaje organizacional.
• Fortalecer y desarrollar la función directiva profesional en la Administración Pública

Respuesta:

De acuerdo con la Ley 909 de 2004, son gerentes públicos quienes desempeñan empleos públicos que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva. Se exceptúan aquellos cuya nominación sea por el Presidente de la República. Los empleos de naturaleza gerencial son de libre nombramiento y remoción y comportan responsabilidad por la gestión y por un conjunto de funciones cuyo ejercicio y resultados son posibles de ser medidos y evaluados. Entre tales funciones se destacan:

• Formular, junto con los jefes de las entidades, las políticas públicas y definir las acciones estratégicas a cargo de la entidad.
• Promover la adopción de tecnologías que permitan el cumplimiento eficiente, eficaz y efectivo de los planes, programas, políticas, proyectos y metas formulados para el cumplimiento de la misión institucional.
• Dirigir los procesos encaminados a formular las políticas y acciones estratégicas y responder por la ejecución de los mismos.

Respuesta: El plazo de la concertación y la formalización no debe ser mayor al 28 de febrero de cada año, para que coincida con la planeación institucional. Para los gerentes públicos que se posesionen durante la vigencia, el plazo de la concertación y de la formalización no debe ser superior a (4) cuatro meses siguientes al día de su posesión.

Respuesta: El Acuerdo de Gestión se pactará para una vigencia anual. Cuando un compromiso abarque más del tiempo de la vigencia del acuerdo, se deberá determinar un indicador que permita evaluarlo con algún resultado en el período anual estipulado. La concertación del acuerdo es la fase en la que el gerente público y el superior jerárquico efectúan un intercambio de expectativas personales y organizacionales, y establecen los compromisos a ejecutar de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Sectorial, el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual; los compromisos laborales deben ser claros, medibles, demostrables y concretos. En el Acuerdo se deben plasmar las competencias y compromisos de gestión establecidos para el nivel directivo.

El Acuerdo de Gestión debe quedar siempre por escrito y se formaliza con la firma del superior jerárquico y el gerente público, la formalización deberá hacerse, en la medida de lo posible, de forma simultánea con la etapa de concertación, a fin de lograr una óptima sincronización con la entrada en vigencia del Acuerdo de Gestión.

Se adelantan seguimientos semestrales entre el gerente público y su superior con el fin de verificar el cumplimiento de los compromisos concertados. No obstante, en cualquier momento el superior jerárquico podrá realizar seguimiento y retroalimentación a dichos compromisos; como producto de esta fase, se registra el avance de la gestión con sus respectivas evidencias, a fin de que sea útil al momento de realizar la evaluación final.  El Acuerdo de Gestión debe ser evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de finalizar la vigencia, de acuerdo con el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados por el gerente público, con base en los indicadores determinados. El superior jerárquico será el encargado de evaluar el cumplimiento de las metas, y de identificar los aspectos que debe mejorar el gerente público y de retroalimentar su labor.

Para conocer en más detalle acerca de la concertación, formalización, seguimiento, evaluación y mejora del Acuerdo de Gestión, puede consultar la guía metodológica para la gestión del rendimiento de los gerentes públicos, establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Respuesta: La posibilidad con que cuenta un funcionario de dejar sus funciones mediante la renuncia regularmente aceptada, precisando para ello que, una vez está sea puesta en conocimiento de la administración, la autoridad nominadora, deberá pronunciarse en relación con su aceptación en caso contrario, el funcionario podrá separarse de su empleo, sin incurrir en abandono del cargo o continuar prestando sus servicios, evento en el cual la renuncia presentada no producirá efecto alguno. El funcionario que renuncia a su cargo deberá tener en cuenta que de conformidad con el artículo 115 del Decreto 1950 de 1973 quedan terminantemente prohibidas y carecerán de absoluto valor las renuncias en blanco, o sin fecha determinada, o que mediante cualquiera otra circunstancia ponga con anticipación en manos de la autoridad nominadora la suerte del empleado.

El funcionario radicara su renuncia al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, la aceptación de la renuncia se hará mediante acto administrativo, en el que se consignará la fecha a partir de la cual se hace efectiva. La administración tiene plazo de treinta (30) días hábiles para aceptar la renuncia; mientras transcurre este plazo el funcionario, no podrá separarse del cargo, so pena de incurrir en abandono del mismo.

El funcionario deberá hacer entrega del cargo formalmente según los lineamientos establecidos en el procedimiento y lo determinado por la Dirección de Talento Humano sobre el diligenciamiento del formato A-GTH-FR-121 «Entrega de cargo de servidores públicos» y el formato A-GTH-FR-122 «Entrevista de retiro de personal» que debe ser remitido al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, previo Vo. Bo. y firma del funcionario responsable por parte del grupo de la Dirección de Desarrollo Humano.

Los secretarios de despacho y jefes de oficina deben además de lo dispuesto en el procedimiento A-GTH-PR-044 «Acuerdos de gestión», cumplir con lo dispuesto en la ley 951 de 2005, debe rendir un informe de los asuntos de su competencia y de la gestión de los recursos humanos y administrativos asignados para el ejercicio de sus funciones, el cual se debe radicar al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co.

Deberá realizar la evaluación del desempeño laboral y acuerdos de gestión del personal a su cargo.  Entregar los elementos de trabajo antes de hacerse efectivo su retiro, así como la tarjeta de proximidad que lo identifica como funcionario del departamento. Presentar en cumplimiento del artículo 13 de la ley 190 de 1995 la declaración bajo juramento de los bienes que posee en el momento de su retiro, mediante el formato del SIGEP.

La Dirección de Talento Humano comunicará personalmente y/ o vía correo electrónico el acto administrativo al exfuncionario y registrará la novedad en el sistema de información utilizado y se remitirá a la historia laboral. De acuerdo al artículo 6º de la Resolución No. 2346 de 2007, cuenta con cinco (5) días, a partir de que se haga efectivo su retiro, para la práctica de la evaluación médica ocupacional de egreso, la cual se realizara en el consultorio de medicina laboral y del trabajo (vía al parqueadero costado derecho puerta 7) de la Sede Principal de la Gobernación de Cundinamarca, de lo contrario queda bajo su responsabilidad la gestión de cualquier enfermedad potencial o real posterior, trámite a cargo de la Dirección de Desarrollo Humano.

En la comunicación de la renuncia igualmente se informará de las prestaciones económicas a que pueda tener derecho y le serán reconocidas de oficio y de las cuales se notificará oportunamente; asimismo, debe solicitar liquidación de cesantías definitivas.

Respuesta: Se hace necesario emitir las siguientes directrices para su conocimiento y aplicación de conformidad con los conceptos expedidos por el Consejo de Estado y la Secretaría Jurídica de la Gobernación. La Ley citada no tiene carácter retroactivo; por tal razón, no podrá aplicarse a quienes ya hubiesen cumplido 65 años de edad al momento de su promulgación, es decir el 30 de diciembre de 2016 de acuerdo a lo establecido en el referido concepto por el Consejo de Estado:

Dado que la vigencia de la Ley 1821 de 2016 se rige por el “efecto general inmediato” (no es retroactiva) y que el artículo 2º de la misma no regula el supuesto fáctico que se describe en la pregunta, no pueden permanecer en sus cargos, hasta cumplir los 70 años de edad, las personas que antes de la entrada en vigencia de la Ley 1821 de 2016 (es decir, hasta el 30 de diciembre de ese año) cumplieron la edad de retiro forzoso a la que estaban sujetos, pero que continúan, por cualquier motivo, en el ejercicio de funciones públicas, independientemente de que su situación laboral o administrativa haya sido declarada (no constituida) o no mediante un acto administrativo en firme.

Dichas personas deben retirarse efectivamente de sus cargos y/ o cesar en el ejercicio de las funciones públicas dentro del plazo y en las condiciones que establecían (o establecen) las normas legales y reglamentarias anteriores a la Ley 1821 que les sean aplicables, sin desconocer, en todo caso, lo previsto en la jurisprudencia constitucional para amparar los derechos fundamentales de las personas de la tercera edad y otras que requieren protección en condiciones especiales.

Para acceder al beneficio establecido en la norma antes descrita, es pertinente indicar que el funcionario debe expresar ante la entidad pública de manera voluntaria su intención de permanecer en el cargo hasta la edad de retiro forzoso. Es decir, las entidades públicas, no están facultadas para aplicar los efectos de la ley de forma oficiosa.

La fecha límite para que el funcionario solicite este beneficio, vencerá en el momento en que el acto administrativo mediante el cual se reconoció su derecho a la pensión, quede debidamente ejecutoriado, esto es cuando no procedan recursos en contra del mismo. La edad máxima para el retiro del cargo de las personas que desempeñen funciones públicas será de setenta (70) años. Una vez cumplidos, se causará el retiro inmediato del cargo que desempeñen sin que puedan ser reintegradas bajo ninguna circunstancia.

Respuesta: Es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.

Mediante Decreto 416 de 2016, la Gobernación de Cundinamarca adopta el modelo laboral de teletrabajo con el objetivo de mejorar la calidad de vida de los servidores públicos  del Nivel Central y Sistema General de Participación de la Secretaria de Educación – SGP de la Gobernación de Cundinamarca, para mejorar el nivel de productividad de la entidad; adoptando la modalidad suplementaria, donde se laboran tres (3) días por semana en el lugar de residencia y dos (2) en las instalaciones de la entidad, como política institucional que promueve otra forma de organización laboral en la Gobernación de Cundinamarca. Nació como una oportunidad de brindar salud y bienestar personal y familiar a los funcionarios del sector central con alguna condición de vulnerabilidad y discapacidad.

Respuesta: 

• Ser funcionario público de la Gobernación Departamental de Cundinamarca – Sector Central y Sistema General de Participación de la Secretaria de Educación – SGP en carrera administrativa y/0 provisional, en los niveles profesional, técnico y asistencial.
• Llevar mínimo un (1) año de vinculación en la entidad.
• Que las funciones del empleo que desempeña el servidor sean teletrabajables.
• No tener sanción disciplinaria.
• Haber fijado dentro de sus compromisos laborales sobresaliente en el último periodo.
• Contar con el visto bueno del jefe inmediato.
• En caso de aplicar a un encargo, las funciones del nuevo cargo deben ser teletrabajables.

Respuesta: En la normatividad colombiana existen dos regímenes de liquidación de cesantías, a saber:

• Régimen Retroactivo: Consiste en la liquidación que se efectúa con el último salario desde la fecha de ingreso al retiro parcial o definitivo, aplica a los afiliados al Fondo Cuenta de Cesantías de Cundinamarca – FONCECUN -, cuando haya variación en el sueldo durante los últimos tres (3) meses se debe liquidar con el salario promedio del último año, con fundamento en lo establecido en el artículo 17 de la Ley 6ª de 1945 y demás disposiciones que la modifiquen o reglamenten, es aplicable aquellos empleados públicos vinculados antes del 31 de diciembre de 1996.

En este régimen, las cesantías se liquidan con corte al 31 de diciembre de cada año y se transfieren a la Administradora de Fondo de Cesantías AFC en la que se encuentre afiliado el servidor público, a más tardar el 14 de febrero de la siguiente anualidad. Se reconoce intereses del 12% sobre el valor de las cesantías, los cuales se cancelan al servidor público con la nómina del mes de enero, este régimen se aplica a los servidores públicos vinculados a partir del 31 de diciembre de 1996.

Para los empleados públicos del sector salud de las entidades territoriales, este régimen se aplica para los vinculados a partir del 23 de diciembre de 1993, de conformidad con lo establecido en el artículo 242 de la Ley 100 de 1993.

• Sistema Anualizado: Corresponde a la modalidad de pago de cesantías anuales con liquidación al 31 de diciembre de cada año o fracción de tiempo a la fecha de retiro del servidor público. A este régimen pertenecen los servidores públicos afiliados a las administradoras de Fondos de Cesantías (AFC) y el Fondo Nacional del Ahorro (FNA).El régimen de anualidad para el Fondo Nacional de Ahorro se sustenta legalmente en el artículo 193 del Decreto - Ley 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración Pública, mediante este artículo se modificó el artículo 6º de la ley 432 de 1998, modalidad que establecía las transferencias de cesantías mensuales para las entidades territoriales.

De igual manera, mediante comunicado del 31 de diciembre de 2015, el Fondo Nacional del Ahorro informa que a partir de 2016 y en adelante la liquidación de cesantías de sus afiliados de las entidades territoriales, será de forma anualizada con derecho a intereses del 12% sobre el valor de las cesantías, suprimiendo así el reporte mensual por doceavas.

Respuesta: 

• Con régimen Retroactivo: 

Los servidores (empleados públicos y trabajadores oficiales) con régimen retroactivo de cesantías, es decir, los vinculados con anterioridad al 31 de diciembre de 1996, podrán utilizar las cesantías  parciales para los fines establecidos en el Decreto 2755 de 1966 y Leyes 1071 de 2006 y 1809 de 2016, estos son, cesantía parcial para compra de vivienda, liberación de gravamen hipotecario y reparaciones locativas, para financiar estudios ya sea del empleado, cónyuge, compañero o (a) permanente e hijos del funcionario.

• En fondos privados y Fondo Nacional de Ahorro:

Los funcionarios vinculados a partir del 31 de diciembre de 1996, podrán solicitar las cesantías parciales para: compra de vivienda, liberación de gravamen hipotecario y reparaciones locativas, de acuerdo con el Decreto 2755 de 1966. Para financiar estudios superiores del cónyuge, compañero o (a) permanente, hijos del funcionario, conforme al numeral 3° del artículo 102 de la Ley 50 de 1990, Ley 1064 de 2006, y demás normas que complementan, esto es, Leyes 1071 de 2006 y 1809 de 2016. El legislador contempló la posibilidad de realizar anticipos sobre las mismas con destinación específica, según el caso.

Respuesta: El funcionario debe diligenciar y presentar la solicitud de cesantías, bien sean definitiva o parcial ante la Dirección de Talento Humano, mediante los formatos A-GTH-FR-0139 «Solicitud de Cesantías Parciales», A-GTH-FR-002 «Solicitud de Cesantías Definitivas», la solicitud que debe ser remitida al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, con la documentación según la solicitud.

En aquellos casos que se establezca que la solicitud se encuentra incompleta, la Dirección de Talento Humano informará al de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que complete la información. Una vez el peticionario allegue la misma, se empezará a contar el término de los 15 días hábiles, establecido por ley.

Respuesta: Si los documentos radicados por el peticionario cumplen con todos los requisitos, la administración cuenta con un plazo de quince (15) días hábiles para expedir el acto administrativo de reconocimiento de la cesantía parcial o definitiva. Con respecto a las cesantías parciales de régimen anualizado, la administración expedirá carta de autorización de retiro dirigida al fondo al cual se encuentre afiliado, en un término no superior a tres (3) días hábiles.

Expedido el acto administrativo que ordena la liquidación y reconocimiento de la cesantía definitiva o parcial, la administración cuenta con un plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, a partir de que quede en firme, para el pago de la prestación.

Para el retiro de cesantías se tendrá en cuenta el Decreto 488 de 2020 del Ministerio de Trabajo, por la cual se dictan medidas de orden laboral, dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica. Artículo 3. Retiro de Cesantías. Hasta tanto permanezcan los hechos que dieron lugar a la Emergencia Económica, Social y Ecológica, el trabajador que haya presentado una disminución de su ingreso mensual, certificada por su empleador, podrá retirar cada mes de su cuenta de cesantías el monto que le permita compensar dicha reducción, con el fin de mantener su ingreso constante. Esta disposición aplica únicamente para retiros de los fondos administrados por Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías de carácter privado.

Respuesta: La permanencia de un servidor en un fondo de cesantía será voluntaria. En consecuencia, todo afiliado puede trasladarse a otra administradora de cesantía, previo aviso a aquella en la cual se encuentre afiliado y a su empleador, en la forma y plazo que se establezca de conformidad con la circular interna de cierre de trámite de cesantía por vigencia fiscal, estableciendo que este plazo es cada seis meses.

Los funcionarios que se afilien al Fondo Nacional de Ahorro sólo podrán trasladarse a una sociedad administradora de fondos de cesantías, transcurridos tres (3) años desde la afiliación, siempre que no tengan obligación hipotecaria vigente con el Fondo Nacional de Ahorro. (Art. 5 Ley 432 de 1998).

En ningún caso el funcionario podrá afiliarse a más de un fondo de cesantías, por cada contrato de trabajo y con un mismo empleador.

Respuesta: El funcionario en ambos casos remitirá al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, el documento de traslado o afiliación al fondo de cesantías de su preferencia. La Dirección de Talento Humano - Grupo de Cesantías hará lo pertinente para reportar dicha novedad ante el Grupo de Nómina.

Respuesta: Los funcionarios afiliados a una EPS pueden hacer uso del derecho de libre escogencia para trasladarse a otra EPS. Pueden hacerlo cuando hayan transcurrido por lo menos doce (12) meses de afiliación a la EPS anterior.

El funcionario debe diligenciar y remitir el formulario de intención de EPS, en los primeros diez días de cada mes al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, para que sea firmado por la Dirección de Talento Humano. Una vez firmado se informará para que lo retire y proceda a radicarlo ante la EPS escogida. Debe remitir copia de la radicación al correo: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co  y debe informar al mes siguiente la aprobación o rechazo de la EPS. Una vez radicado el formulario de afiliación correspondiente, el funcionario y su grupo familiar quedarán afiliados a la EPS a partir del primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha de radicación de la solicitud de afiliación, siempre y cuando la EPS de la cual se traslada lo apruebe.

Recuerde que es responsabilidad exclusiva del funcionario estar pendiente del traslado e informar cualquier novedad al respecto.

Respuesta: Es la posibilidad que tienen los afiliados al sistema general de pensiones de cambiar de régimen. Si se encuentra afiliado a cualquier fondo del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad - RAIS, debe haber permanecido más de cinco años en el mismo para solicitar su traslado. No podrá trasladarse de régimen, cuando falten 10 años o menos para cumplir la edad que le da derecho a la pensión de vejez. Es decir, cuando las personas hayan cumplido 47 años (mujeres) y 52 años (hombres).

Respuesta: Para trasladarse de un fondo privado a COLPENSIONES debe:

Haber cumplido cinco (5) años de afiliación en el régimen de ahorro individual. Diligenciar y firmar el formulario de vinculación o actualización al sistema general de pensiones en tinta negra, marcando en la casilla del módulo IV «tipo de novedad» traslado de régimen e indicando el fondo del cual se traslada y radicar formulario diligenciado con copia de la cédula al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co, para ser aprobado por la Dirección de Talento Humano.

Radicar los documentos en cualquier Punto de Atención COLPENSIONES - PAC.

Respuesta: Están obligados todos los servidores públicos del país, de acuerdo con el artículo 122 de la Constitución Política que establece que "antes de tomar posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente se lo solicite deberá declarar, bajo juramento, el monto de sus bienes y rentas. Dicha declaración sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servidor público". 

Igualmente al artículo 227 del Decreto Ley 019 de 2012 que en su segundo párrafo señala que "los servidores públicos deberán diligenciar la Declaración de Bienes y Rentas de que trata el artículo 122 de la Constitución Política". 

Es importante aclarar que los contratistas no se encuentran obligados a realizar esta Declaración.

Respuesta: Existen tres tipos de Declaración de Bienes y Rentas: 

• Ingreso: Corresponde a la declaración que se debe diligenciar si se va a posesionar en un empleo.
• Periódica: Corresponde a la actualización que se debe presentar en cada anualidad.
• Retiro: Corresponde a la que se debe presentar por motivos de retiro del servicio.

Respuesta: Para cada tipo de declaración hay un plazo que es el siguiente:

• Ingreso: Se debe presentar al momento de la posesión.
• Periódica: De acuerdo con el artículo 2.2.16.4 del Decreto 484 de 2017 la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas y de la actividad económica para servidores públicos de las entidades y organismos públicos del orden territorial, debe ser presentada únicamente por los servidores públicos entre el 01 de junio y el 31 de julio de cada anualidad, es decir que para este año el plazo vence este 31 de julio.
• Retiro: De acuerdo con el artículo 2.2.16.4 del Decreto 1083 de 2015 la declaración de retiro debe ser presentada por el servidor público dentro de los tres días hábiles siguientes al retiro del servicio.

Es de anotar que el funcionario renuente a cumplir este requisito, será sujeto de investigación de tipo disciplinario, adelantada por la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Respuesta: Para realizar la Declaración, los servidores públicos deben ingresar al portal del Sistema de información y Gestión del empleo público (SIGEP) y diligenciar el formulario de Bienes y Rentas. Después de diligenciarlo se debe imprimir, firmar y fechar, luego debe ser radicado mediante correo electrónico a: daniela.aldana@cundinamarca.gov.co a la Dirección de Talento Humano.

Respuesta: El funcionario que extravié el documento que lo identifica (carnet o tarjeta de proximidad) tendrá que realizar su solicitud mediante formato A-GTH-FR-076 al correo: lina.marroquin@cundinamarca.gov.co, adjuntando el denuncio por pérdida y el original de la consignación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al hecho, con el fin de justificar la ausencia de marcaciones.

La tarjeta de proximidad se debe portar con la cinta correspondiente. Se recomienda su no utilización en lugares donde se presione el chip, ni quitar el sticker lo que será considerado como mal uso y no dará lugar a cambio por deterioro y su reposición debe ser asumida por el funcionario. La Dirección de Talento Humano por vía electrónica informará de la reposición de su documento (carnet o tarjeta de proximidad) al funcionario en un término de tres (3) días hábiles.

Respuesta: El funcionario que por deterioro desea realizar el cambio del carnet, tendrá que realizar su solicitud mediante formato A-GTH-FR-076 al correo: lina.marroquin@cundinamarca.gov.co, adjuntando el carnet a reponer. El cambio por deterioro sin costo solo se realizará en el término de tres (3) años.

Respuesta: El funcionario tiene el derecho a que la entidad le emita certificaciones laborales, en concordancia con sus necesidades: Certificación tiempo de servicio básico con vínculos anteriores; certificación tiempo de servicio básico con horas extras, vacaciones, sobresueldo; certificación tiempo de servicio con últimas funciones con último salario o sin salario; certificación de tiempo de servicio con funciones y cargos con último salario o sin salario.

El funcionario diligenciará el formato A-GTH-FR-021 - Solicitud Trámites, adjuntando los documentos que soportan la solicitud (consignación del valor determinado para solicitar certificación, en la cuenta de tesorería del Banco Davivienda 473100000693) al correo daniela.aldana@cundinamarca.gov.co.  Reclamar la certificación en ventanilla según los plazos establecidos por tipo de certificación en la Secretaría de la Función Pública.

Tenga en cuenta que para la expedición de una certificación básica de tiempo de servicio (Nombre Identificación, Fecha de ingreso, tipo de vinculación, denominación del empleo y asignación básica salarial). Podrá descargarse en solo unos pasos:

Ingresa al auto servicio de Kactus (cajero Kactus) con tu usuario y contraseña.

• Opción mi puesto de trabajo.
• Opción mis reportes.
• Opción certificación laboral.
• Dar click en generar.

Si el funcionario no tiene activa la clave de Kactus la puede solicitar al correo: yohn.diaz@cundinamarca.gov.co   

Respuesta: Según el decreto Departamental 0084 de 2017 artículo Quinto, dicha brigada de emergencias estará conformada por un grupo de funcionarios y contratistas entrenados y capacitados para la atención integral de emergencias, de acuerdo con el número de funcionarios públicos y contratistas, de tal forma que el número de brigadistas sea el suficiente para cubrir una emergencia con alcance a todas las áreas, en el caso de las sedes satélites con menos d e10 funcionarios se deberá contar con por lo menos dos brigadistas.

Respuesta: 

• Conocer y dar instrucciones sobre procedimientos de evacuación de acuerdo a lo establecido en el plan de emergencias o procedimientos operativos normalizados (PON) específicos de la entidad
• Divulgar los conocimientos recibidos a todos sus compañeros de oficina.
• Utilizar para los fines establecidos los elementos del brigadista y portar los distintivos asignados.
• Atender la emergencia de acuerdo con las funciones asignadas, (Primeros auxilios, extinción de incendios y evacuación)
• Participar activamente en las capacitaciones y entrenamientos programados.
• Participar en el desarrollo del programa de inspecciones planeadas por la entidad, en lo referente a inspecciones de equipos de emergencias.

Respuesta: Desde la Secretaría de la Función Pública encabeza de la Dirección de Desarrollo Humano, se han llevado a cabo diferentes actividades de fortalecimiento y organización de este gran equipo de brigadistas voluntarios, alguna de las actividades más importantes que se han realizados son: